e-İrsaliye ile e-Fatura Arasındaki Fark Nedir? Birbirlerinin Yerine Kullanılabilir mi?

 

 

     e-İrsaliye ve e-Fatura, kullanım amaçları açısından zaman zaman birbirine karıştırılan iki farklı elektronik belgedir. Bu yazımızda, söz konusu iki e-belgenin hangi amaçlarla kullanıldığını ve aralarındaki temel ayrımları detaylı şekilde ele alıyoruz.

•  

• e-İrsaliye, malın sevk ve taşınma işlemini; e-Fatura ise satış işlemini ve satış bedelini belgelendirir. Bu nedenle e-İrsaliye, fatura yerine kullanılamaz.

•  

• e-Fatura veya e-Arşiv Faturanın irsaliye olarak kabul edilebilmesi için faturanın teslim sırasında düzenlenmesi, üzerinde saat ve dakika bilgilerinin bulunması, “İrsaliye yerine geçer.” ifadesinin yer alması ve imzalı kağıt çıktısının ürünle birlikte taşınması gerekir.

•  

• Satılan mala ilişkin fatura, genel uygulamaya göre teslim tarihinden itibaren en geç 7 gün içerisinde düzenlenmelidir. e-İrsaliye hazırlanmış olması bu süreyi değiştirmez veya fatura düzenleme zorunluluğunu kaldırmaz.

•  

• Satış işlemi bulunmasa dahi depolar arası ürün aktarımı, fason üretime gönderim ve konsinye teslimat gibi sevkiyatlarda irsaliye düzenlenmesi gerekir.

•  

• Bir işletmenin e-Fatura kullanıcısı olması, otomatik olarak e-İrsaliye kullanmasını gerektirmez. e-İrsaliye kapsamına girip girmediği, işletmenin faaliyet alanı ve ilgili hasılat kriterleri dikkate alınarak belirlenir.

 

Ticari işlemlerde sıklıkla kullanılan e-İrsaliye ve e-Fatura, işlevleri ve hukuki geçerlilikleri bakımından birbirinden farklı iki e-belge türüdür. Peki bu iki belge hangi açılardan birbirinden ayrılır ve hangi durumlarda birbirlerinin yerine kullanılabilir? Detaylar yazımızda.

 

 

e-İrsaliye Fatura Yerine Kullanılabilir mi?

 

     Hayır. e-İrsaliye, fatura yerine geçmez. e-İrsaliyenin temel amacı malın sevk edildiğini belgelemekken, fatura satış işlemini kayıt altına alır. Bu nedenle e-İrsaliye düzenlenen mallar için ayrıca fatura hazırlanması gerekir. Faturanın teslim tarihinden itibaren en geç 7 gün içerisinde düzenlenmesi gerekir (VUK md. 231/5).

 

Bununla birlikte bunun tersi mümkündür. Üzerinde “İrsaliye yerine geçer.” ifadesi bulunan e-Fatura veya e-Arşiv Fatura, belirli koşulların sağlanması halinde sevk irsaliyesi olarak kullanılabilir (509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği).

 

 

e-İrsaliye Nedir?

 

     e-İrsaliye, satılmış veya satış amacıyla gönderilecek bir malın bir noktadan başka bir noktaya taşınması sırasında düzenlenen resmi elektronik belgedir. Başka bir ifadeyle, geleneksel sevk irsaliyesinin elektronik ortamda hazırlanmış şeklidir. Hukuki açıdan e-İrsaliye ile kağıt sevk irsaliyesi arasında herhangi bir fark bulunmaz.

 

Sevk irsaliyesi, bir malın bir adresten başka bir adrese taşınması sırasında mala ilişkin bilgilerin kayıt altına alınmasını sağlayan belgedir. Malın kime ait olduğu, miktarı, taşınacağı adres ve taraflara ilişkin bilgiler bu belgede bulunur. e-İrsaliye, sevkiyat başlamadan önce oluşturulmalı ve fiyat bilgisi içermesi zorunlu değildir.

 

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yapılan düzenlemeler kapsamında, 2021 ve sonraki hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzerinde olan işletmelerin e-İrsaliye uygulamasına geçmesi zorunludur.

 

 

 

 

 

 

e-Fatura Nedir?

 

     e-Fatura, faturanın elektronik ortamda oluşturulmasını, alıcıya iletilmesini ve dijital ortamda takip edilmesini sağlayan bir e-belge türüdür. Günümüzde birçok işletme, mevzuat gereği veya kendi tercihi doğrultusunda e-Fatura kullanarak fatura süreçlerini elektronik ortamda yürütmektedir.

 

GİB tarafından yayımlanan düzenlemeye göre, 2022 ve sonraki hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzerinde olan mükellefler için e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunmaktadır.

 

     e-Fatura yalnızca hem satıcının hem de alıcının GİB sisteminde e-Fatura kullanıcısı olarak kayıtlı olduğu durumlarda düzenlenebilir. Sisteme kayıtlı olmayan alıcılar için ise e-Arşiv Fatura oluşturulur. Her iki belge türü de satış tutarını ve KDV miktarını gösterir ve vergi beyanlarının temel belgeleri arasında yer alır.

 

 

e-İrsaliye ile e-Fatura Arasındaki Temel Farklar

 

     e-İrsaliye ile e-Fatura arasındaki en temel ayrım, kullanım amaçlarında ortaya çıkar. e-İrsaliye ürünün sevkiyatını ve hareketini belgelendirirken, e-Fatura satış işlemini ve bu işlemin mali tutarını kayıt altına alır.

 

Genel kural olarak elektronik irsaliye kullanabilmek için e-Fatura mükellefi olmak gerekir. Bununla birlikte demir-çelik sektörüne ilişkin özel düzenlemeler bulunmaktadır. Buna karşılık e-Fatura kullanıcısı olmak tek başına e-İrsaliye kullanma zorunluluğu oluşturmaz.

 

     İşletmenin e-Fatura uygulamasına erişim yöntemi, e-İrsaliye kullanımında da aynı şekilde uygulanır. Örneğin bir işletme e-Fatura işlemlerini özel entegratör aracılığıyla gerçekleştiriyorsa e-İrsaliye süreçlerini de aynı özel entegratör üzerinden yürütebilir.

 

 

 

Kriter	e-İrsaliye	e-Fatura
Kullanım amacı	Malın sevkini ve taşınmasını belgelendirir.	Satış işlemini ve satış bedelini gösterir.
Düzenlenme zamanı	Malın sevkiyatından önce hazırlanır.	Malın teslimi sırasında veya sonrasında düzenlenir.
Süre	Geçmiş tarihli olarak düzenlenemez.	Teslim tarihinden itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenir (VUK md. 231/5).
Tutar ve KDV	Bulunması zorunlu değildir.	Bulunması zorunludur.
Satış olmadan kullanılabilir mi?	Evet. Depolar arası transfer, fason gönderim ve konsinye işlemlerde kullanılabilir.	Hayır.
Kimler kullanmak zorunda?	10 milyon TL ve üzeri brüt satış hasılatına sahip e-Fatura kullanıcıları ile demir-çelik ve mevzuatta belirtilen diğer sektörler.	3 milyon TL ve üzeri brüt satış hasılatına sahip mükellefler ve belirli sektörler.
Alıcı süreci	İrsaliye yanıtı, fiili sevk tarihinden itibaren 7 gün içinde kabul, kısmi kabul veya ret şeklinde gönderilebilir.	Ticari faturada alıcı 8 gün içerisinde kabul veya ret yanıtı verebilir. Temel faturada sistem üzerinden ret işlemi bulunmaz.
Ret / itiraz	Gönderen tarafından iptal edilemez. Alıcı, yalnızca fiili sevkten önce ret işlemi gerçekleştirebilir.	Ticari faturada ret yanıtı; temel faturada ise iade faturası, noter veya KEP yoluyla itiraz mümkündür.
Yasal dayanak	VUK md. 230 ve 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği	VUK md. 229–231 ve 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği

 

 

“İrsaliye Yerine Geçer.” İfadesi Ne Anlama Gelir?

 

     “İrsaliye yerine geçer.” ifadesi, düzenlenen faturanın aynı zamanda sevk irsaliyesi olarak kullanılabileceğini belirtir. Bu ifadeyi taşıyan fatura gerekli şartları sağlıyorsa ve malın yanında bulunuyorsa ayrıca kağıt veya e-İrsaliye düzenlenmesine gerek kalmaz. Bunun kağıt ortamındaki karşılığı irsaliyeli faturadır.

 

509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği kapsamında bir elektronik faturanın irsaliye yerine kullanılabilmesi için aşağıdaki koşulların tamamının yerine getirilmesi gerekir:

 

           Fatura, malın teslim edildiği anda ve sevkiyat başlamadan önce düzenlenmelidir.

         

           Faturada düzenleme tarihinin yanı sıra saat ve dakika bilgisi de bulunmalıdır.

 

           Belgenin üzerinde “İrsaliye yerine geçer.” ifadesi yer almalıdır.

 

           Faturanın kağıt çıktısı satıcı veya yetkili kişi tarafından imzalanmalı ve ürünle birlikte taşınmalıdır.

 

Bu uygulamadan e-İrsaliye mükellefleri de yararlanabilir. Malın teslimi sırasında belirtilen şartlara uygun olarak e-Fatura veya e-Arşiv Fatura düzenlenmişse ayrıca e-İrsaliye oluşturulmasına gerek bulunmaz. Ancak faturanın teslimattan sonra hazırlanması durumunda “İrsaliye yerine geçer.” ifadesi kullanılamaz.

 

 

e-Fatura ve e-Arşiv Faturaya Bu İfade Nasıl Eklenir?

 

     Söz konusu ifade, faturanın “Not” bölümüne “İrsaliye yerine geçer.” şeklinde eklenebilir. Birçok e-dönüşüm yazılımında fatura hazırlanırken “irsaliyeli” seçeneğinin işaretlenmesi, faturanın aynı zamanda irsaliye olarak kullanılmasını sağlar.

 

e-Arşiv Fatura açısından da aynı kurallar geçerlidir. Ancak e-Arşiv Fatura, GİB sistemine kayıtlı olmayan alıcılara düzenlendiğinden, kaşeli ve imzalı kağıt çıktının mal ile birlikte taşınması gerekir.

 

 

Kargo ile Yapılan Gönderilerde Bu İfade Kullanılabilir mi?

 

     Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanan bir özelgede bu konuya açıklık getirilmiştir. İstanbul Vergi Dairesi Başkanlığı'nın 16.01.2017 tarihli ve 11395140-105[mük.257-2016/VUK-1-19889]-13502 sayılı özelgesine göre, ürünlerini kargo aracılığıyla gönderen e-Fatura kullanıcısı, üzerinde “İrsaliye yerine geçer.” ifadesi bulunan ve imzalanmış e-Fatura çıktısını ayrıca bir izin almaksızın irsaliye olarak kullanabilir.

 

Ancak özelgede iki önemli koşul belirtilmektedir:

•  

• Faturanın teslim sırasında düzenlenmesi gerekir. Mal, depo yoğunluğu veya müşterinin talebi gibi nedenlerle fatura tarihinden sonra gönderiliyorsa bu uygulamadan yararlanılamaz.

•  

• Teslim sırasında fatura düzenlenmemişse sevk irsaliyesi hazırlanmalıdır. Bu durumda VUK md. 230/5 kapsamında sevk irsaliyesi düzenlenir ve irsaliyenin tarih ve numarası daha sonra hazırlanan e-Faturada belirtilir.

 

Söz konusu özelge, o dönemde geçerli olan 433 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği esas alınarak hazırlanmıştır. Aynı düzenlemeler günümüzde 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği içerisinde yer almaktadır.

 

 

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura İrsaliye Yerine Geçebilir mi?

 

     “e-Fatura e-İrsaliye yerine kullanılabilir mi?” sorusu sıkça gündeme gelmektedir. Eğer bir malın teslimi sırasında e-Fatura veya e-Arşiv Fatura düzenlenmiş, belgede düzenleme tarihiyle birlikte saat ve dakika bilgisine yer verilmiş ve “İrsaliye yerine geçer.” ifadesi eklenmişse, bu belge sevk irsaliyesi olarak da kullanılabilir.

 

Faturanın imzalı çıktısının ürünle birlikte gönderilmesi halinde ayrıca e-İrsaliye düzenlenmesine gerek kalmaz.

 

     e-Arşiv Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara düzenlendiği için alıcı belgeye GİB sistemi üzerinden ulaşmaz. Bu nedenle malın yanında taşınan imzalı fatura çıktısı, sevkiyat sırasında fiziki belge niteliği taşır. Denetim sırasında üzerinde gerekli ifade veya saat bilgisi bulunmayan bir çıktı ile taşınan ürün, irsaliyesiz sevk edilmiş kabul edilebilir.

 

 

 

 

 

 

 

Belgelerin Birbirinin Yerine Kullanılma Durumu

 

 

Belge	İrsaliye yerine geçer mi?	Fatura yerine geçer mi?	Gerekli koşul
e-İrsaliye	—	Hayır	Teslimden sonra en geç 7 gün içinde ayrıca fatura düzenlenmelidir.
e-Fatura (ibare bulunan)	Evet	—	Teslim sırasında düzenlenmeli, saat ve dakika bilgisi bulunmalı ve imzalı çıktısı mal ile birlikte taşınmalıdır.
e-Arşiv Fatura (ibare bulunan)	Evet	—	Aynı şartların yerine getirilmesi gerekir.
Teslimden sonra düzenlenen e-Fatura / e-Arşiv Fatura	Hayır	—	Sevkiyat için ayrıca irsaliye düzenlenmelidir.
Kağıt irsaliyeli fatura	Evet	Evet	Yalnızca e-belge kullanma zorunluluğu bulunmayan mükellefler açısından geçerlidir.

 

 

Fatura İrsaliye Yerine Geçmiyorsa Ne Yapılmalı?

 

     “İrsaliye yerine geçer.” ibaresine sahip faturanın kullanımı, satış ile sevkiyatın aynı anda gerçekleştiği durumlarla sınırlıdır. Aşağıdaki durumlarda sevkiyat için e-İrsaliye; e-İrsaliye kapsamında bulunulmuyorsa kağıt sevk irsaliyesi düzenlenmelidir:

•  

• Mal sevk edildikten sonra faturanın 7 günlük süre içerisinde düzenlenmesi.

•  

• Satış işlemi bulunmayan sevkiyatlar; örneğin işletmenin kendi depoları veya şubeleri arasındaki ürün transferleri, fason üretime gönderimler ve konsinye teslimatlar.

•  

• Kısmi sevkiyatlar; aynı faturaya bağlı ürünlerin farklı günlerde veya birden fazla araçla gönderilmesi.

 

 

e-İrsaliye Düzenlenemediğinde Kağıt Sevk İrsaliyesi Kullanılabilir mi?

 

     Altyapı veya teknik nedenlerden dolayı e-İrsaliye düzenlenemediği durumlarda kağıt sevk irsaliyesi düzenlenebilir. Ancak bu durumda kağıt sevk irsaliyesi ile e-İrsaliyenin eş zamanlı olarak oluşturulması gerekir.

 

Kağıt sevk irsaliyesi üzerinde e-İrsaliyeye ait belge numarası, düzenleme tarihi, saat ve dakika bilgileri bulunmalıdır. Ayrıca belgede “e-İrsaliyesi ayrıca düzenlenmiştir.” ifadesinin yer alması zorunludur.

 

 

 

 

 

 

e-İrsaliye Kullananların e-Fatura Kullanması Zorunlu mu?

 

     Evet. Genel kural olarak e-İrsaliye düzenleyebilmek için e-Fatura sistemine kayıtlı olmak gerekir. Ancak GİB tarafından 2022 yılında yapılan düzenleme ile bu kurala bir istisna getirilmiştir.

 

Demir ve çelik (GTİP 72) ile demir veya çelikten üretilen eşyaların (GTİP 73) imalatı, ithalatı veya ihracatı faaliyetlerini gerçekleştiren mükelleflerin, basit usul hariç olmak üzere, e-Fatura uygulamasına kayıtlı olma şartı aranmadan e-İrsaliye uygulamasına zorunlu olarak dahil edilmesi öngörülmüştür.

 

 

Kapsam	Had (brüt satış hasılatı)	Geçiş zamanı
e-Fatura, genel	3 milyon TL ve üzeri (2022 ve sonraki yıllar)	Had aşılan yılı takip eden yılın 1 Temmuz'u
e-Fatura, internet satışı, gayrimenkul ve motorlu taşıt sektörleri	500 bin TL ve üzeri	Aynı kural uygulanır
e-İrsaliye, genel	e-Fatura kullanıcısı olmak ve 10 milyon TL ve üzeri (2021 ve sonraki yıllar)	Had aşılan yılı takip eden yılın 1 Temmuz'u
e-İrsaliye, demir-çelik (GTİP 72 ve 73 imalatı, ithalatı, ihracatı; basit usul hariç)	Had bulunmuyor; e-Fatura kaydı gerekmiyor	Tebliğde belirlenen süreler
e-İrsaliye, İnşaat Demiri İzleme Sistemi kapsamı	1 milyon TL ve üzeri (2024 ve sonraki yıllar)	Had aşılan yılı takip eden yılın 1 Temmuz'u
e-İrsaliye, diğer sektörler	Had bulunmuyor	Tebliğde belirlenen süreler

 

     Örneğin, 2025 yılında brüt satış hasılatı 10 milyon TL sınırını aşan bir işletmenin 1 Temmuz 2026 tarihinden itibaren e-İrsaliye düzenlemeye başlaması gerekir. Aynı sınırı 2026 yılında aşan işletmeler için ise son tarih 1 Temmuz 2027 olacaktır.

 

Bu hadlerin yasal dayanağı 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ve söz konusu tebliğde yapılan değişikliklerdir.

 

 

e-İrsaliye Kaç Gün İçinde Faturaya Dönüştürülmeli?

 

     e-İrsaliyesi oluşturulan bir malın faturası, teslim tarihinden itibaren en geç 7 gün içerisinde düzenlenmelidir. Bu süre, e-İrsaliyede belirtilen fiili sevk tarihinden itibaren hesaplanır.

 

VUK md. 231/5 kapsamında belirtilen 7 günlük süre içerisinde düzenlenmeyen fatura, hiç düzenlenmemiş kabul edilir.

 

     Faturanın hiç düzenlenmemiş sayılması halinde VUK md. 353/1 kapsamında özel usulsüzlük cezası uygulanabilir. Ceza tutarı fatura bedelinin %10'u olarak belirlenmiş olup 2026 yılı itibarıyla ilk tespitte 17.000 TL'den az olamaz. Tekrarlanan tespitlerde uygulanacak alt sınır yükselir (588 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği).

 

Ayrıca satış hasılatı ve KDV bildiriminin eksik kalması nedeniyle vergi ziyaı riski de ortaya çıkabilir.

 

Alıcı açısından da takip edilmesi gereken bir süre vardır. e-İrsaliyeye 7 gün içerisinde yanıt verilmemesi durumunda malların tamamının teslim alındığı kabul edilir. Teslim edilen ürünlerde eksiklik veya fazlalık bulunuyorsa bu süre içerisinde irsaliye yanıtının gönderilmesi ve faturanın buna uygun şekilde düzenlenmesi gerekir.

 

     Aynı müşteriye kısa zaman aralıklarıyla birden fazla sevkiyat gerçekleştiriliyorsa, söz konusu irsaliyeler tek bir faturada birleştirilebilir. Ancak 7 günlük fatura düzenleme süresi en erken teslim tarihinden itibaren hesaplandığından, toplu faturalandırma yapılırken ilk irsaliyenin tarihi mutlaka dikkate alınmalıdır.