e-Fatura ile e-Arşiv Fatura Arasındaki Temel Farklar Nelerdir?

 

     Bu yazımızda, dijital dönüşüm sürecinin önemli parçaları arasında bulunan e-Fatura ve e-Arşiv uygulamalarını inceliyor, bu iki elektronik belge arasındaki temel farklılıkları açıklıyoruz.

 

     Günümüzde faturaların elektronik ortamda hazırlanması ve müşterilere kısa sürede iletilmesi, ticari faaliyetleri oldukça kolaylaştırıyor. İşletmelere hem zaman kazandıran hem de maliyetleri azaltan bu dijital belgeler, artık iş süreçlerinin vazgeçilmez bir parçası hâline geldi. Ancak her iki uygulama da benzer amaçlara hizmet etse de hangi durumlarda kullanılmaları gerektiği konusunda bazı karışıklıklar yaşanabiliyor.

 

Bu yazıda, e-Fatura ve e-Arşiv faturanın kullanım alanlarını, özelliklerini ve birbirlerinden ayrılan yönlerini ele alarak merak edilen sorulara yanıt veriyoruz.

 

 

e-Fatura Nedir? Nasıl Kullanılır?

 

     İşletmelerin dijitalleşme sürecinde attığı ilk adımlardan biri, e-Fatura sistemine geçiş yapmaktır. e-fatura bir malın veya hizmetin satılması sonucunda alıcının ödemesi gereken tutarı gösteren faturanın dijital ortamda hazırlanmış biçimidir. Geleneksel kâğıt faturaların elektronik karşılığı olarak da tanımlanabilir.

 

     e-Fatura uygulaması, işletmelerin faturalandırma işlemlerini daha hızlı gerçekleştirmelerine, ön muhasebe süreçlerini kolaylaştırmalarına ve kâğıt, baskı, gönderim gibi giderlerini azaltmalarına yardımcı olur. Bu sistemin kullanılabilmesi için hem faturayı düzenleyen satıcının hem de faturayı alan alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olması gerekir.

 

     Konuyu bir örnekle açıklayalım. e-Fatura sistemine kayıtlı olan bir ayakkabı malzemeleri tedarikçisinin, ürünlerini bir ayakkabı üreticisine sattığını düşünelim. Satış işleminin ardından tedarikçinin fatura düzenlemesi gerekir. Alıcı konumundaki ayakkabı üreticisi de e-Fatura kullanıcısıysa fatura, elektronik ortamda e-Fatura olarak hazırlanıp gönderilir.

 

Ancak alıcı firma e-Fatura sistemine kayıtlı değilse bu durumda e-Fatura yerine e-Arşiv fatura düzenlenmesi gerekir.

 

 

e-Arşiv Fatura Nedir?

 

     e-Arşiv fatura, elektronik ortamda oluşturulan ve özellikle e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan işletmelere veya nihai tüketicilere gönderilen bir fatura türüdür. Bu uygulama sayesinde faturalar dijital ortamda hazırlanabilir, alıcılara iletilebilir ve elektronik ortamda saklanabilir.

 

e-Arşiv fatura uygulaması, e-Fatura sistemine kayıtlı alıcılara düzenlenen faturalar dışında kalan faturalandırma işlemlerinde kullanılır. Böylece işletmeler, e-Fatura kullanıcısı olmayan müşterilerine de elektronik ortamda fatura gönderebilir.

 

Örneğin, bir işletmeye e-Arşiv fatura gönderildiğinde belgenin Gelir İdaresi Başkanlığına (GİB) bildirilen raporlarda yer alıp almadığı merak edilebilir. Bu gibi durumlarda e-Arşiv fatura sorgulama işlemi yapılarak faturaya ilişkin bilgilere ulaşılabilir.

 

     e-Fatura ve e-Arşiv faturalar, elektronik ortamda oluşturulmaları ve benzer bir belge yapısına sahip olmaları bakımından birbirine oldukça yakındır. Bununla birlikte bu iki uygulama, alıcıların sisteme kayıtlı olup olmaması, fatura iletim yöntemleri ve raporlama süreçleri açısından farklılık gösterir.

 

 

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar

 

e-Fatura ve e-Arşiv fatura arasındaki farklılıkları daha kolay anlayabilmeniz için iki uygulamanın temel özelliklerini aşağıdaki tabloda karşılaştırdık.

 

e-Fatura	e-Arşiv Fatura
e-Fatura sistemine kayıtlı işletmeler arasında elektronik ortamda fatura düzenlenmesini, gönderilmesini ve alınmasını sağlayan bir uygulamadır.	e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan işletmelere ve nihai tüketicilere elektronik ortamda fatura düzenlenmesini ve saklanmasını sağlayan bir uygulamadır.
e-Fatura mükellefi olan işletmeler arasındaki mal ve hizmet satışlarında kullanılır.	e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan işletmelere ve mal veya hizmet satın alan nihai tüketicilere fatura düzenlemek için kullanılır.
Düzenlenen faturalar, Gelir İdaresi Başkanlığının sistemi üzerinden alıcıya iletilir.	e-Arşiv faturalar, ilgili mevzuat kapsamında GİB'e raporlanır. Bu raporlama işlemi, kullanılan sisteme bağlı olarak özel entegratörler aracılığıyla da gerçekleştirilebilir.
e-Fatura kullanma zorunluluğu bulunmayan işletmeler de isteğe bağlı olarak sisteme geçiş yapabilir. İşletmeler, e-Fatura ile birlikte e-Arşiv faturayı da kullanarak farklı müşteri gruplarına elektronik fatura düzenleyebilir.	İşletmeler, yürürlükteki mevzuat ve uygulama koşullarına uygun olarak e-Arşiv fatura kullanabilir. Özel entegratörler aracılığıyla e-Arşiv fatura düzenleme imkânı da bulunmaktadır.
e-Faturalarda zaman damgası kullanılmaz.	e-Arşiv faturalarda zaman damgası bulunur.
e-Fatura, elektronik ortamda alıcının sistemine iletilir. Kâğıt fatura yerine elektronik belge kullanılır.	e-Arşiv faturalar, ilgili kurallar çerçevesinde elektronik ortamda veya kâğıt çıktı alınarak alıcıya iletilebilir.

 

 

e-Fatura ve e-Arşiv Kullanımında Zorunluluklar

 

     e-Fatura ve e-Arşiv fatura uygulamalarına geçişle ilgili zorunluluklar, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanan tebliğler doğrultusunda belirlenir. İşletmelerin bu uygulamalara geçiş yükümlülükleri; faaliyet alanları, yıllık brüt satış hasılatları ve yürürlükteki diğer kriterlere göre değişebilir.

 

Bu nedenle işletmelerin güncel mevzuatı takip etmesi ve kendi faaliyetlerine uygun elektronik fatura uygulamasını belirlemesi önemlidir.