İade Amaçlı Fatura Nedir?

 

Bir ürünü satın aldıktan sonra çeşitli nedenlerle geri vermek isteyebilirsiniz. Bu durumda yapılan iade işleminin muhasebe kayıtlarına doğru şekilde yansıtılması gerekir. İade amaçlı düzenlenen fatura, bu sürecin resmi belgesidir. e-Fatura ve e-Arşiv sistemlerinde iade faturası düzenleme süreci belirli kurallar çerçevesinde yürütülür.

 

Ticari işlemlerde yalnızca satış değil, iade süreçleri de önemli bir yer tutar. Üründe kusur bulunması, yanlış ürün gönderimi ya da hatalı belge düzenlenmesi gibi durumlarda iade işlemi gündeme gelir. Bu gibi hallerde, yapılan iadenin kayıt altına alınabilmesi için iade faturası oluşturulması gerekir.

 

 

İade İşlemleri İçin Fatura Düzenleme Süreci

 

Satın alınan ürünlerin tamamı ya da belirli bir kısmı için iade işlemi yapılabilir. Bu durumda, iade edilen ürünlere ilişkin bilgiler içeren bir fatura düzenlenir. İlgili belge, Gelir İdaresi Başkanlığı sistemleri veya kullanılan elektronik fatura altyapıları üzerinden oluşturulabilir.

Düzenlenen iade faturaları, diğer fatura türlerinde olduğu gibi karşı tarafça reddedilebilir. Yasal süre içerisinde reddedilmeyen ve geçerliliğini koruyan iade faturaları için tekrar iade işlemi yapılması da mümkündür.

 

 

İade Faturasında Yer Alması Zorunlu Unsurlar

 

Bir iade faturası hazırlanırken aşağıdaki bilgilerin eksiksiz şekilde yer alması gerekir:

• Asıl satış faturasının tarih ve belge numarası
• İade edilen ürünlerin miktarı
• İade edilen malların birim bedeli
• İade edilen ürünlerin toplam tutarı

Bu bilgilerin, satış faturasında yer alan verilerle birebir uyumlu olması önemlidir.

 

 

İade Faturasının Düzenlenme Zamanı

 

Elektronik ortamda düzenlenen faturalar, sistem üzerinden genellikle 7 gün içinde kesinleşir. Bu nedenle, ürün iadesi yapılacaksa satış faturası tarihinden itibaren 7 günlük süre içinde iade faturası kesilmelidir. Bu sürenin aşılması halinde iade işlemi geçerliliğini kaybedebilir.

 

 

e-Arşiv Kapsamında İade Belgesi Oluşturma

 

e-Arşiv fatura ile gerçekleştirilen bir satış işlemine dayanarak iade yapılacaksa, satış tarihinden itibaren 7 gün içinde iade faturası düzenlenmelidir.

Bu işlem, yetkili özel entegratörler aracılığıyla ya da Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Arşiv sistemi üzerinden gerçekleştirilebilir.

 

 

e-Fatura Sisteminde İade Süreci Nasıl İşler?

 

e-Fatura kapsamında yapılan iade işlemleri, genel olarak e-Arşiv uygulamasına benzer. Ancak e-Fatura sisteminde temel ve ticari olmak üzere iki farklı senaryo bulunmaktadır.

• Temel fatura senaryosunda, satıcı tarafından gönderilen fatura alıcıya ulaştığı anda onaylanmış sayılır. Bu nedenle alıcı, iade işlemi için ayrıca iade faturası düzenlemek zorundadır.
• Ticari fatura senaryosunda ise alıcının faturayı kabul veya reddetmesi için 8 günlük süresi bulunur. Bu süre içinde fatura reddedilirse iade faturası kesilmesine gerek kalmaz. Süre dolduktan sonra iade faturası düzenlenmesi zorunlu hale gelir.

 

 

Satıcı Açısından İade Faturasının Anlamı

 

Bir işletme satıcı konumundayken, alıcı tarafından kendisine bir iade faturası gönderilebilir. Bu durumda satıcı açısından düzenlenen belge, satıştan doğan iade işlemini ifade eder ve muhasebe kayıtları buna göre yapılır.

 

 

Alıcı Tarafından Düzenlenen İade Faturası Nedir?

 

Alıcı pozisyonunda olan işletmeler, satın aldıkları ürünlerin bir kısmını veya tamamını iade ettiklerinde alıştan iade faturası düzenler.

Örneğin; bir firmadan birim fiyatı 100 TL olan 500 adet ürün satın alındığını düşünelim. Bu ürünlerin 100 adedi iade edilmek istenirse, 10.000 TL tutarında bir iade faturası düzenlenir. Faturada birim fiyat, iade edilen miktar ve toplam tutar açıkça belirtilmelidir.

 

 

İade Faturası Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

 

İade faturası düzenlenirken aşağıdaki hususlara özellikle dikkat edilmelidir:

• Faturanın noter veya Maliye onaylı olması gerekir.
• Belgede “İade faturasıdır” ifadesi mutlaka yer almalıdır.
• Satış faturasıyla aynı fatura türü kullanılır, ayrı bir belge koçanı bulunmaz.
• Ürünler, satış sırasında uygulanan birim fiyat üzerinden iade edilmelidir.
• Kısmi iadelerde yalnızca iade edilen ürün miktarı dikkate alınmalıdır.
• Satış faturasında yer alan tüm bilgilerle uyum sağlanmalıdır.
• Faturanın açık ya da kapalı düzenlenmesi tarafların mutabakatına bağlıdır.
• İade faturası, e-Fatura veya e-Arşiv formatında ayrı ayrı düzenlenebilir ve GİB sistemleri üzerinden gönderilebilir.