e-Fatura Kullanıcısına e-Arşiv Fatura Düzenlenebilir mi?

 

e-Fatura ve e-Arşiv Arasındaki Zorunluluklar

 

Elektronik belge sistemleri kapsamında yer alan e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamalarının hangi durumlarda kullanılacağı, Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğleri ile açıkça belirlenmiştir. Mevzuata göre, alıcı ve satıcının her ikisinin de e-Fatura sistemine kayıtlı olması halinde, işlemin mutlaka e-Fatura olarak düzenlenmesi gerekir.
Taraflardan birinin e-Fatura sistemine dahil olmaması durumunda ise e-Arşiv Fatura düzenlenmesi mümkündür.

Kısaca ifade etmek gerekirse; “e-Fatura mükellefi e-arşiv fatura kesebilir mi?” sorusuna, karşı taraf e-Fatura mükellefi değilse evet yanıtı verilir.

 

e-Arşiv, e-Faturanın Yerine Geçer mi?

 

e-Fatura düzenlenmesi zorunlu olan işlemlerde, e-Arşiv Fatura e-Faturanın yerine geçmez. Eğer yanlışlıkla bir e-Fatura mükellefine e-Arşiv Fatura düzenlenirse, bu durum mevzuata aykırılık teşkil eder ve işlemin düzeltilmesi gerekir. Aksi halde çeşitli cezai yaptırımlar söz konusu olabilir.

 

Hangi İşlemlerde e-Arşiv Fatura Kesilir?

 

2025 yılı için belirlenen fatura düzenleme sınırına göre, 9.900 TL ve üzerindeki satışlarda faturaların e-Arşiv olarak oluşturulması zorunlu hale getirilmiştir. Ancak bu zorunluluk, alıcının e-Fatura mükellefi olmadığı durumlar için geçerlidir.

 

e-Fatura Mükellefine Yanlışlıkla e-Arşiv Kesilirse Ne Olur?

 

Bir e-Fatura mükellefi adına düzenlenen e-Arşiv Fatura, hukuken geçerli kabul edilmez. Böyle bir durumda satıcının, hatalı e-Arşiv faturayı iptal ederek yerine e-Fatura düzenlemesi gerekir.

Bu süreçte dikkat edilmesi gereken noktalar şunlardır:

• Mal veya hizmetin teslim tarihinden itibaren 7 gün içinde doğru e-Fatura düzenlenmelidir.
• Bu süre içinde işlem yapılmazsa usulsüzlük cezası uygulanır.
• Yanlış düzenlenen e-Arşiv ya da matbu fatura muhasebe kayıtlarına alınmışsa iptal edilemez ve bu durum ek yaptırımlara yol açar.
• Alıcı konumundaki e-Fatura mükellefi, satıcıdan e-Arşiv faturanın iptal edilmesini ve yerine e-Fatura kesilmesini talep edebilir.

 

e-Fatura Mükellefine e-Arşiv Kesmenin Cezai Sonuçları Var mı?

 

Her ne kadar bazı durumlarda e-Fatura mükellefinin e-Arşiv Fatura kesebilmesi mümkün olsa da, mevzuata aykırı işlemler cezaya tabidir.
Hatalı olarak e-Fatura mükellefine e-Arşiv Fatura düzenlendiğinde, 7 günlük iptal süresi içinde işlem düzeltilmezse ve fatura kayıtlara alınıp KDV Beyannamesi’ne dahil edilirse, iptal imkânı ortadan kalkar. Bu durumda Vergi Usul Kanunu kapsamında çeşitli idari para cezaları uygulanır.

 

e-Fatura Mükellefine Kesilen e-Arşiv Fatura Nasıl İptal Edilir?

 

Yanlış düzenlenen e-Arşiv faturaların iptali sanıldığı kadar karmaşık değildir. Aşağıdaki adımlar izlenerek işlem kolayca tamamlanabilir:

• Faturanın resmileştiği tarihten itibaren 7 gün içinde, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın iptal ve itiraz sistemi üzerinden başvuru yapılabilir.
• İptal işlemi için elektronik imza veya mali mühür gereklidir. İmzalama aracı yoksa, GİB tarafından sunulan yazılım indirildikten sonra işlem yapılabilir.
• İptal edilen e-Arşiv faturalar, iptal tarihini izleyen günün akşamına kadar GİB’e raporlanmalıdır.
• 7 günlük sürenin aşılması halinde, alıcının satıcıya iade faturası düzenlemesi tavsiye edilir. İade faturası ulaştıktan sonra satıcı tarafından doğru bir e-Fatura yeniden kesilmelidir.